L'espace en ligne obligatoire, et réellement utilisé
La loi impose un extranet depuis 2019. La difficulté n'est pas de l'avoir, c'est qu'on s'en serve : un espace où l'on ne trouve que trois PDF périmés ne fait baisser aucun appel téléphonique. Ici le copropriétaire trouve son relevé de compte, ses documents, les actualités de l'immeuble et un moyen d'écrire au gestionnaire.
Ce que la loi exige, et ce qui est livré
Loi ALUR article 18, décret du 27 juin 2019
Le syndic doit mettre à disposition un espace en ligne sécurisé, avec une partie commune à tous les copropriétaires et une partie personnelle propre à chacun. Le décret liste ce qui doit s'y trouver : règlement de copropriété, PV des trois dernières assemblées, contrats en cours, carnet d'entretien, fiche synthétique, et pour chaque copropriétaire le détail de son compte. Tout est intégré, sans module tiers à brancher.
Ce qui fait qu'un extranet sert vraiment
Actualités, sondages, messagerie : nativement dans l'outil
Un espace documentaire seul se consulte deux fois par an. Ce qui ramène un copropriétaire, c'est l'information : une coupure d'eau chaude annoncée, un sondage avant l'AG, une réponse du gestionnaire tracée. Articles, sondages et messagerie sont intégrés, pas branchés sur un service tiers auquel il faudrait un compte de plus.
Le vrai sujet : qu'ils s'y connectent
Un extranet consulté deux fois par an ne réduit aucun appel
L'obligation légale est facile à cocher. Faire baisser le volume d'appels au cabinet est un autre exercice : il faut que le copropriétaire trouve en trente secondes ce pour quoi il aurait décroché son téléphone, c'est-à-dire presque toujours la même chose, combien je dois et pourquoi.
Les appels que l'extranet fait disparaître
Quatre demandes qui occupent un gestionnaire, et ce qu'elles deviennent.
« Combien je dois exactement ? »
Le gestionnaire ouvre le compte, recompose l'historique et rappelle. Trois fois par semaine, pour trois personnes différentes.
Avec ArchipelLe solde et son détail sont dans l'espace, avec le renvoi vers chaque appel et chaque paiement.
« Vous pouvez me renvoyer le PV ? »
Recherche du fichier, envoi par email, et le même document repart dix fois dans l'année.
Avec ArchipelLes PV des trois dernières AG sont en ligne en permanence, comme le décret l'exige.
« Il paraît qu'il y a des travaux »
L'information circule par le voisinage, se déforme, et arrive au cabinet sous forme de reproche.
Avec ArchipelL'annonce est publiée, datée et consultable, avec les commentaires au même endroit.
Un notaire réclame des pièces pour une vente
Chaque demande relance une collecte manuelle, et le délai dépend de la charge du gestionnaire.
Avec ArchipelLes documents obligatoires sont déjà publiés et le dossier du lot se constitue à partir de ce qui existe.
Questions fréquentes
L'extranet est-il obligatoire ?
Oui. La loi ALUR l'a introduit et le décret du 27 juin 2019 fixe la liste des documents qui doivent y figurer, avec un espace commun et un espace personnel par copropriétaire. L'assemblée générale peut en dispenser le syndic, mais c'est une décision expresse.
Quels documents doivent y figurer ?
Le règlement de copropriété et l'état descriptif de division, les procès-verbaux des trois dernières assemblées, le carnet d'entretien, les contrats en cours, la fiche synthétique de la copropriété, et pour chaque copropriétaire le détail de son compte et le montant de ses charges.
Faut-il un abonnement supplémentaire ?
Non. L'extranet fait partie du produit, dans toutes les offres, et le tarif suit le nombre de lots gérés. Ouvrir l'accès à tous les copropriétaires d'un immeuble ne change pas la facture.
Un locataire peut-il y accéder ?
Oui, avec son propre espace, limité aux documents qui le concernent. Il ne voit ni les comptes du propriétaire, ni les pièces réservées aux copropriétaires.
Les copropriétaires peuvent-ils payer en ligne ?
Le prélèvement SEPA est le mode d'encaissement principal, avec mandat et pré-notification. Les appels de fonds et leur échéancier sont visibles dans l'espace, et le paiement se fait par prélèvement plutôt que par une carte bancaire saisie à chaque échéance.
Le conseil syndical a-t-il un accès particulier ?
Oui. Son périmètre est plus large que celui d'un copropriétaire : il accède aux pièces nécessaires à sa mission de contrôle, sans avoir accès aux comptes individuels des autres.
Pour le cadre légal, lire le guide de l'extranet et de la dématérialisation. Voir aussi la gestion documentaire et le module comptable.