Changer de logiciel sans perdre l'historique
La vraie question avant de changer d'outil, avant même celle de la conformité. Archipel ne démarre pas sur un solde global recopié : vous saisissez une situation de départ détaillée, elle passe des contrôles croisés, puis elle est validée dans le grand livre. Le premier relevé que vous éditez est déjà justifiable.
La migration, en cinq étapes
Une copropriété à la fois, pas un portefeuille d'un bloc
Une reprise ratée ne se voit pas le jour de la bascule : elle se voit deux ans plus tard, quand un copropriétaire conteste son compte et que personne ne sait d'où vient son solde d'ouverture. D'où cette méthode, qui refuse de valider tant que les contrôles ne tombent pas juste.
Trois façons de reprendre une copropriété
Un classeur, des documents, ou l'export de votre logiciel : le même contrôle à l'arrivée
La reprise se fait copropriété par copropriété, parce que c'est ainsi que les données arrivent : de l'ancien syndic, d'un collaborateur, d'un export. Chaque copropriété a son rapport de vérification et sa validation. Un cabinet en reprend trente de la même façon qu'un bénévole en reprend une, en déposant trente dossiers plutôt qu'un seul.
Vos documents sont lus, pas retapés
Lecture automatique, valeurs pré-remplies, contrôle humain
C'est le poste qui décourage la plupart des migrations : ressaisir des centaines de lignes depuis des PDF. Balance de sortie, relevés bancaires, tableau des tantièmes, factures en cours et relevés de compteurs sont lus automatiquement et viennent pré-remplir la situation de départ. Vous ne tapez plus les valeurs, vous les vérifiez, et rien n'entre au grand livre sans votre validation.
Ce qu'on reprend, et ce qu'on ne reprend pas
Le périmètre se décide avant de commencer, pas en cours de route
Vouloir tout reprendre est le meilleur moyen de ne jamais finir. Une migration réussie sait ce qu'elle laisse derrière elle, et pourquoi ce choix ne coûte rien à la justification des comptes.
| Donnée | Reprise ? | Pourquoi |
|---|---|---|
| Lots, tantièmes, clés | Oui, en premier | Une clé fausse fausse tous les appels de fonds à venir |
| Copropriétaires et occupants | Oui | Nécessaires aux appels, aux notifications et à l'AG |
| Soldes des comptes 450 et 401 | Oui, détaillés | C'est ce qui rend chaque relevé de compte justifiable |
| Solde bancaire et fonds | Oui | Contrôlés contre le dernier relevé et l'historique de cotisations |
| Opérations de travaux en cours | Oui | Les annexes 4 et 5 les suivent opération par opération |
| Écritures des exercices clos | Non | Coûteux, et sans effet sur la justification des soldes repris |
| Documents et pièces | Au fil de l'eau | Versés dans la GED quand ils servent, pas en bloc le premier jour |
L'historique non repris reste consultable dans votre ancien outil et dans ses exports : rien n'est détruit, c'est le périmètre du démarrage qui est délimité.
Ce qui fait échouer une reprise
Quatre situations qu'on rencontre à chaque migration, et ce qu'Archipel en fait.
Le solde d'ouverture est un solde global
On saisit un montant unique par copropriétaire. Deux ans plus tard, impossible de dire à quel appel il correspond.
Avec ArchipelLa situation de départ se saisit compte par compte, et chaque solde repris reste rattaché à ce qui le compose.
Les tantièmes ont été recopiés à la main
Une clé au total faux passe inaperçue jusqu'à la première régularisation, qui répartit sur une base erronée.
Avec ArchipelLes totaux de chaque clé sont contrôlés à la saisie, et une clé qui ne tombe pas juste ne peut pas servir à un appel.
La banque ne tombe pas juste
L'écart est reporté à plus tard, puis absorbé dans une écriture d'ajustement que personne ne sait expliquer.
Avec ArchipelLe contrôle croisé bloque la validation. L'écart se traite avant la bascule, quand on en connaît encore l'origine.
On migre en milieu d'exercice
Les appels déjà émis, les paiements reçus et les factures en cours doivent être ressaisis, avec le risque de doublons.
Avec ArchipelC'est possible, et nous vous dirons surtout pourquoi attendre la clôture coûte moins cher que de le faire maintenant.
Questions fréquentes
Quel est le meilleur moment pour changer de logiciel ?
Juste après une clôture d'exercice approuvée en assemblée générale. Les comptes sont arrêtés, les à-nouveaux sont établis et les soldes de départ ne se discutent pas. Techniquement, une migration en cours d'exercice reste possible, mais elle oblige à reprendre les écritures déjà passées.
Faut-il un vote en assemblée générale pour changer d'outil ?
Non. Le choix du logiciel relève de l'organisation du syndic, pas d'une décision du syndicat. Ce qui relève de l'AG, c'est le mandat de syndic lui-même et l'approbation des comptes, pas l'outil qui les produit.
Reprend-on tout l'historique comptable ?
Non, et c'est volontaire. On reprend les soldes de départ détaillés, pas dix ans d'écritures. L'historique antérieur reste consultable dans votre ancien outil ou dans ses exports, et les pièces justificatives se versent dans la GED au fil de l'eau. Reprendre un historique complet coûte cher et n'apporte rien de plus à la justification des soldes.
Nous avons trente copropriétés à reprendre, faut-il tout ressaisir ?
Non. Vous déclarez la liste des copropriétés une fois, Archipel les crée et génère un classeur de reprise pour chacune. Chaque classeur se remplit, se délègue et se dépose séparément, et un cabinet peut en déposer plusieurs d'un coup. Si vos données vivent déjà dans Vilogi, Septeo, ICS, Powimo ou Crypto, l'export de votre logiciel est découpé par nos soins en un dossier par copropriété.
Combien de temps prend une migration ?
Quelques heures par copropriété. L'essentiel du temps passe dans la vérification des tantièmes et des soldes, pas dans la saisie : vos documents sont lus automatiquement et pré-remplissent la situation de départ. Un cabinet migre copropriété par copropriété, pas tout son portefeuille le même jour.
Faut-il ressaisir les soldes à la main ?
Non. Balance de sortie, relevés bancaires, tantièmes et factures en cours sont lus automatiquement et viennent pré-remplir la reprise. Votre travail est de vérifier, et de trancher les lignes que la lecture a marquées comme ambiguës plutôt que devinées. La validation au grand livre reste un geste humain.
Que se passe-t-il si un solde ne tombe pas juste ?
La situation de départ n'est pas validée, et c'est le comportement voulu. Un écart non expliqué au moment de la reprise devient un écart inexplicable trois ans plus tard, au pire moment : quand un copropriétaire conteste son compte.
Et si je veux repartir d'Archipel plus tard ?
Balance, grand livre, journaux, annexes, FEC par exercice et documents de la GED s'exportent à tout moment, sans démarche ni délai. La réversibilité ne se négocie pas au moment du départ, elle s'obtient au moment de l'entrée.
Pour le guide détaillé en sept étapes, lire changer de logiciel de syndic sans perdre l'historique. Pour la conformité de la comptabilité reprise, voir le module comptable.