Même moteur, deux niveaux de guidage
La loi ne prévoit pas de comptabilité allégée pour un syndic bénévole : le décret 2005-240 s'applique au syndicat, pas à celui qui le représente. Archipel ne simplifie donc jamais la règle. Ce qui change d'un profil à l'autre, c'est la main que tend l'outil.
Ce qui ne change jamais : la règle
Loi du 10 juillet 1965, décret 2005-240, arrêté du 14 mars 2005
Un syndicat de copropriétaires doit tenir une comptabilité d'engagement en partie double, sur le plan comptable de la copropriété, et présenter cinq annexes à son assemblée générale. Cette obligation ne connaît ni la taille de l'immeuble ni le statut de son syndic. Un outil qui allégerait la comptabilité d'un bénévole ne lui rendrait pas service : il produirait des annexes fausses, votées comme si elles étaient justes.
Ce qui change : ce que l'écran vous demande
Le professionnel pilote, le bénévole est conduit
La différence entre les deux profils n'est pas fonctionnelle, elle est ergonomique. Un gestionnaire qui traite trente mandats a besoin de tout voir et de tout paramétrer. Un conseiller syndical qui tient les comptes de son immeuble le week-end a besoin qu'on lui pose une question à la fois, dans son vocabulaire.
| Sujet | Syndic professionnel | Syndic bénévole |
|---|---|---|
| Plan comptable | Visible et paramétrable compte par compte | Masqué. Vous manipulez vos clés de répartition, pas vos comptes |
| Portefeuille | Plusieurs mandats, affectation par collaborateur | Une copropriété, sans notion de portefeuille |
| Vocabulaire | Comptable : contrepassation, lettrage, 471 | Courant : corriger, rapprocher un paiement, à imputer |
| Parcours | Accès direct à chaque écran | Parcours guidé, étape par étape |
| Cabinet | Rôles, honoraires, contrats de syndic, relances | Sans objet |
| Écritures produites | Rigoureusement les mêmes | |
La dernière ligne est le cœur du sujet : deux interfaces, un seul moteur comptable, donc aucune divergence possible entre les deux.
Ce que ça change concrètement
Quatre situations où la question du profil se pose vraiment.
Un bénévole prépare sa première AG
Il cherche à reproduire les annexes de l'ancien syndic dans un tableur, sans savoir lesquelles sont obligatoires.
Avec ArchipelLes cinq annexes sortent des écritures qu'il a déjà saisies, au format réglementaire, sans qu'il ait eu à les connaître.
Une copropriété reprend un syndic pro
Le nouveau syndic récupère un historique tenu à la main, dans un format qui lui est propre.
Avec ArchipelLa comptabilité est déjà au bon format : le professionnel ouvre le dossier et travaille, sans reprise à faire.
Le conseil syndical veut suivre les comptes
Il demande des extraits par email et reçoit des PDF figés, sans pouvoir remonter à la pièce d'origine.
Avec ArchipelIl consulte les documents et les comptes selon ses droits, sans que le syndic ait à préparer quoi que ce soit.
Un bénévole passe professionnel
Il faut migrer vers un logiciel pro, donc reprendre les soldes et vérifier chaque compte.
Avec ArchipelRien à migrer. Le niveau de pilotage s'ouvre, les écritures étaient déjà les bonnes.
Questions fréquentes
Archipel convient-il à un syndic bénévole ?
Oui. Le moteur est le même que pour un cabinet : comptabilité d'engagement en partie double, plan comptable de l'arrêté du 14 mars 2005, cinq annexes d'assemblée générale. Ce qui change est l'interface, qui guide pas à pas et masque le vocabulaire technique. Notre cible première reste toutefois le syndic professionnel, et nous préférons le dire.
La comptabilité est-elle simplifiée pour un bénévole ?
Non, et c'est un choix. La loi du 10 juillet 1965 et le décret 2005-240 s'appliquent au syndicat des copropriétaires, quel que soit celui qui le représente. Un logiciel qui simplifierait la règle produirait des annexes non conformes, présentées en assemblée générale comme si elles l'étaient.
Alors qu'est-ce qui change entre les deux profils ?
Le niveau de guidage. Le professionnel voit tout, pilote plusieurs mandats et garde la main sur chaque paramètre, jusqu'au plan comptable. Le bénévole est conduit pas à pas, avec des décisions pré-mâchées : il manipule ses clés de répartition, jamais ses comptes comptables.
Un conseil syndical peut-il utiliser Archipel si la copropriété a déjà un syndic ?
Oui. Le conseil syndical peut y centraliser ses propres documents et ses échanges, même quand le syndic professionnel travaille avec son propre outil. C'est un usage courant, distinct de la tenue de la comptabilité du syndicat.
Un bénévole qui devient professionnel doit-il changer d'outil ?
Non, et c'est l'intérêt d'un moteur unique : les écritures, les annexes et l'historique sont déjà au bon format. Le passage se fait en ouvrant le niveau de pilotage, pas en migrant les données vers un autre produit.
Pourquoi ne pas faire deux produits séparés ?
Parce que la partie réglementaire, qui représente l'essentiel du travail, est identique. Deux produits, ce serait deux moteurs comptables à tenir à jour à chaque évolution du droit, avec la certitude qu'ils divergeraient. Un seul moteur et deux niveaux de guidage coûtent moins cher à maintenir, et surtout ne peuvent pas diverger.
Pour le cadre légal, lire le rôle du syndic de copropriété et ce qu'un logiciel conforme doit faire. Pour le détail du moteur comptable, voir la page comptabilité.