La vie technique de l'immeuble, suivie sans tableur
Un contrat reconduit tacitement faute d'alerte, un carnet d'entretien reconstitué la veille d'une vente, une intervention dont plus personne ne retrouve le devis : le volet technique se perd toujours de la même façon. Ici contrats, entretien, interventions et compteurs vivent au même endroit, et remontent avant l'échéance.
Les contrats et leurs échéances
Entretien, assurance, maintenance, avec alerte avant reconduction
La reconduction tacite est le piège classique : le contrat d'ascenseur se renouvelle pour trois ans parce que personne n'a vu passer le préavis. Chaque contrat porte ici sa date d'échéance et son préavis, et remonte dans les alertes avant qu'il ne soit trop tard pour négocier ou résilier.
Des interventions qui laissent une trace
Ordre de service, exécution, facture, historique
Une intervention se décide vite et s'oublie encore plus vite. L'ordre de service part avec son périmètre et son montant estimé ; l'intervention réalisée reste attachée à l'équipement concerné, avec sa date, son coût et ses documents. Trois ans plus tard, on sait qui est venu, pour quoi, et combien ça a coûté.
Les compteurs et la répartition des consommations
Campagnes de relevés, index, répartition par clé
Eau, chauffage, tout ce qui se répartit à la consommation suppose un relevé fiable et une clé juste. Les campagnes de relevés d'index sont lancées par copropriété, les consommations calculées par différence, et la répartition suit la clé applicable. Le résultat entre dans la régularisation des charges, pas dans un tableur annexe.
Ce qui se perd quand la technique vit dans un tableur
Quatre situations que tout gestionnaire reconnaît.
Un contrat se reconduit tout seul
Le préavis est passé de trois semaines. La copropriété repart pour trois ans au tarif du prestataire sortant.
Avec ArchipelL'alerte tombe avant le préavis, avec le contrat et son historique de factures sous les yeux pour négocier.
Le carnet d'entretien est réclamé
On le reconstitue de mémoire et à partir des factures retrouvées, la veille de la transmission au notaire.
Avec ArchipelIl s'est rempli au fil des interventions et s'exporte en PDF horodaté, sans travail de reconstitution.
Une facture arrive sans intervention connue
Personne ne sait qui a commandé quoi. On paie par défaut, ou on conteste sans élément.
Avec ArchipelLa facture se rattache à son ordre de service et à son contrat. Sans rattachement, elle reste en attente de validation.
La consommation d'eau explose
L'écart se découvre à la régularisation, un an après, quand la fuite a déjà coûté plusieurs milliers d'euros.
Avec ArchipelL'écart d'index remonte à la campagne de relevés, au moment où l'on peut encore agir.
Questions fréquentes
Le carnet d'entretien est-il conforme ?
Il reprend les rubriques prévues par le décret du 30 mai 2001 : identité de l'immeuble, contrats en cours, travaux réalisés, diagnostics et échéanciers. Il se tient au fil des interventions plutôt qu'en fin d'exercice, et s'exporte en PDF horodaté.
Les alertes de contrats sont-elles paramétrables ?
Oui. Chaque contrat porte sa date d'échéance et sa durée de préavis, et l'alerte se déclenche assez tôt pour mettre en concurrence. Elle remonte dans le centre de suivi du cabinet, pas seulement dans la fiche du contrat.
Les travaux votés en AG apparaissent-ils ici ?
Oui, avec une distinction importante : un travaux voté est une opération suivie à part, avec son budget et son échéancier d'appels, présentée aux annexes 4 et 5. Il ne se mélange pas au budget courant, et la gestion technique en suit l'exécution.
Peut-on gérer les compteurs individuels ?
Oui. Vous lancez des campagnes de relevés d'index par copropriété, les consommations sont calculées par différence et réparties selon la clé applicable. Le résultat alimente la régularisation des charges.
Les résidents peuvent-ils signaler une panne ?
Oui, depuis leur espace en ligne. Le signalement arrive qualifié, rattaché à l'immeuble et le cas échéant à l'équipement, et peut devenir un ordre de service sans ressaisie.
Ce module touche-t-il à la comptabilité ?
Il l'alimente sans la contourner. Un ordre de service engage un montant qui apparaît au budget dès l'engagement, et la facture correspondante produit ses écritures normalement. La gestion technique ne crée jamais d'écriture par elle-même.
Pour le cadre légal, lire le carnet d'entretien. Voir aussi le module comptable et l'assemblée générale pour les travaux votés.