La mémoire de l'immeuble, classée et retrouvable
Un conseil syndical change, un gestionnaire part : ce qui n'est pas classé disparaît. Ici chaque document a sa catégorie, son statut public ou privé, sa date et son auteur. Et les pièces comptables restent attachées aux écritures qu'elles justifient, pas rangées dans un dossier à part.
Une arborescence que personne n'a besoin d'inventer
AG, contrats, diagnostics, travaux, assurances, comptabilité
Les catégories d'une copropriété sont toujours les mêmes : c'est la loi et le métier qui les dictent, pas les habitudes de chaque cabinet. L'arborescence est donc livrée prête, ce qui évite la dérive classique où chaque gestionnaire invente son rangement et où plus personne ne retrouve rien après une passation.
La pièce reste attachée à l'écriture
C'est ce qui fait la différence entre un classeur et une comptabilité justifiable
Une GED qui vit à côté de la comptabilité oblige à chercher deux fois : la ligne d'un côté, la facture de l'autre. Ici la facture d'ascenseur est rattachée à l'écriture qu'elle a produite. Depuis n'importe quelle ligne du grand livre, on remonte à la pièce d'origine, y compris trois ans après, y compris pour un exercice déjà approuvé.
Diffuser à qui de droit, sans envoi manuel
Listes de diffusion par bâtiment, rôle ou groupe
Envoyer le PV à trois cents copropriétaires par email, c'est trois cents occasions de se tromper de destinataire. Les listes se composent par bâtiment, par rôle ou par groupe, et un document publié devient visible pour les bonnes personnes sans qu'aucune pièce jointe ne circule.
Ce que coûte un classement approximatif
Quatre situations où l'absence de document se paie plus cher que son archivage.
Un copropriétaire conteste une charge
Il faut retrouver la facture dans une boîte mail, un disque partagé ou un classeur papier, si elle a été conservée.
Avec ArchipelLe relevé de son compte renvoie à la pièce. La discussion porte sur le fond, pas sur la recherche du document.
Le gestionnaire du mandat change
La mémoire de l'immeuble part avec lui : ce qui était dans sa boîte mail n'est nulle part ailleurs.
Avec ArchipelTout est dans la GED de la copropriété, classé de la même façon que sur les autres mandats. La passation est une lecture, pas une reconstitution.
Un notaire demande le dossier de vente
Les pièces sont réunies une par une, et le délai de réponse dépend de la disponibilité du gestionnaire.
Avec ArchipelLes PV, le règlement, les diagnostics et les données comptables du lot sont déjà rassemblés, prêts à transmettre.
Un diagnostic arrive à expiration
Personne ne le voit passer, et l'absence se découvre au moment d'une vente ou d'un contrôle.
Avec ArchipelLe document porte sa date de validité et remonte dans les échéances de la copropriété avant d'expirer.
Questions fréquentes
Où sont stockés les documents ?
Sur une infrastructure hébergée en France, hors de la racine web : aucun fichier n'est accessible par une adresse directe. Chaque téléchargement passe par un contrôle d'authentification et de droits.
Un copropriétaire voit-il tous les documents ?
Non. Chaque document porte un statut public ou privé, et l'espace d'un copropriétaire ne montre que ce qui le concerne : les documents communs de la copropriété et ses propres pièces.
La GED est-elle liée à la comptabilité ?
Oui, et c'est le point qui la distingue d'un simple espace de stockage. Une facture est rattachée à l'écriture qu'elle produit : depuis une ligne du grand livre ou depuis le relevé d'un copropriétaire, un clic ramène à la pièce d'origine.
Que se passe-t-il si on supprime un document par erreur ?
Il part en corbeille et reste récupérable. Les documents rattachés à des écritures comptables sont d'ailleurs protégés : la pièce qui justifie une écriture ne disparaît pas d'un clic.
Peut-on récupérer tous les documents en partant ?
Oui, à tout moment et sans démarche. Les documents s'exportent avec les données comptables : la réversibilité porte sur l'ensemble, pas seulement sur le FEC.
Cela remplace-t-il l'extranet obligatoire ?
L'espace en ligne prévu par la loi ALUR et le décret de 2019 est intégré : les documents que la copropriété doit y mettre à disposition sont ceux de la GED, publiés au bon niveau de visibilité.
Pour le cadre légal de l'espace en ligne, lire le guide de la dématérialisation. Voir aussi l'extranet copropriétaire et le module comptable.