La comptabilité de copropriété que vous pouvez justifier ligne à ligne

Les appels de fonds sortent du budget voté, les annexes d'assemblée générale sortent des écritures sans ressaisie, et n'importe quel solde se remonte jusqu'à sa pièce d'origine. Comptabilité d'engagement en partie double, conforme au décret 2005-240.

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Une comptabilité d'engagement, pas un suivi de trésorerie

Décret 2005-240 et arrêté du 14 mars 2005

L'article 14-3 de la loi de 1965 impose au syndicat une comptabilité d'engagement en partie double : une facture reçue est une charge de l'exercice même si elle se paie l'an prochain, et c'est cette règle qui rend les annexes justes. Chaque opération devient une pièce, chaque pièce produit des écritures équilibrées, refusées si le débit ne rejoint pas le crédit.

États comptablesExercice 2024-2025

RGDBalanceGrand livreJournauxAnnexes 1 à 5FEC

Classe 1 - Provisions et réserves

105Fonds de travaux (art. 14-2)014 400-14 400

Classe 4 - Comptes de tiers

450Copropriétaires18 40015 2003 200

401Fournisseurs6 8008 230-1 430

471Recettes à imputer000

Classe 5 - Comptes financiers

512Banque32 1007 52024 580

Totaux généraux57 30057 300Équilibrée

Plan comptable de la copropriétéLes comptes de l'arrêté du 14 mars 2005, prêts à l'emploi, avec sous-comptes de tiers et clé de répartition par compte de charge.

Cycle achat tracéDevis, engagement, facture, paiement. Chaque étape sait d'où elle vient, et la dépense apparaît dans le budget dès l'engagement.

Rattachement à l'exerciceCharges et produits constatés d'avance via les comptes 486 et 487, avec reprise automatique sur l'exercice suivant.

Les cinq annexes, et les états qui les prouventAnnexes 1 à 5 produites depuis les écritures, jamais ressaisies : annexe 3 ventilée par clé, annexes 4 et 5 par opération de travaux. Derrière, la balance, le grand livre, les journaux et le FEC sur l'exercice de votre choix.

Un registre qu'on ne peut pas retoucher

Ajout seul, correction par contrepassation

Une écriture enregistrée n'est jamais modifiée ni supprimée : une erreur se répare par une contrepassation datée, et les deux lignes restent lisibles côte à côte. Le solde d'un compte se lit dans le grand livre et nulle part ailleurs, fonds compris. Aucun compteur n'est tenu à côté des écritures, donc jamais deux totaux qui finissent par ne plus dire la même chose.

Journal en ajout seulAucune suppression, aucune réécriture, aucune écriture antidatée. Ce qui est passé reste passé, et reste explicable.

Contrepassation tracéeLa correction porte sa date, son motif et le lien vers l'écriture d'origine. Le relevé du copropriétaire présente les deux, sans faire disparaître l'erreur.

Chaque écriture sait d'où elle vientAppel de fonds, facture, paiement, opération de travaux : l'écriture porte sa source, et un clic ramène à la pièce qui l'a produite.

Relevé de compte justifiableLe relevé d'un copropriétaire est le détail de son compte 450 : chaque ligne renvoie à son appel, son paiement ou sa régularisation, corrections comprises.

Banque, lettrage et SEPA

Le relevé d'un côté, les tiers de l'autre

Deux opérations distinctes, souvent confondues. Le rapprochement bancaire confronte le compte 512 au relevé de la banque ; le lettrage rapproche un paiement de la créance ou de la facture qu'il éteint, sur les comptes 450 et 401. Ce qui arrive sans être imputable part en compte d'attente 471 ou 472, reste dans une file de travail, et bloque la clôture tant qu'il y en a un.

Le compte du syndicat est connectéLes opérations remontent seules du compte séparé, en lecture seule, sans aller chercher un fichier sur le portail de la banque. Elles sont rapprochées automatiquement quand elles sont certaines, proposées quand elles sont probables, laissées à trancher sinon.

Lettrage des tiersUn paiement s'impute sur les créances du copropriétaire dans l'ordre des échéances. Le lettrage se défait aussi bien qu'il se fait, sans toucher aux écritures.

Prélèvements et virements SEPAMandats et RUM dans l'outil, pré-notification à 14 jours, fichier pain.008 remis à la banque. L'écriture se passe quand la banque exécute, pas quand le fichier part.

Le syndicat reste le créancierLes fichiers sont émis au nom du syndicat, sur son compte séparé de l'article 18. Archipel ne manie jamais les fonds de la copropriété.

Appels de fonds : trois natures qui ne se mélangent jamais

Article 14-1 de la loi de 1965, articles 35 et 44 du décret de 1967

C'est l'acte le plus répétitif du métier, et le plus exposé. Les provisions sur charges courantes valent le quart du budget voté et sont exigibles le premier jour de chaque trimestre. Les appels de travaux suivent l'échéancier voté en assemblée générale, sans quart automatique. La cotisation au fonds ALUR est un troisième circuit. Les confondre, c'est appeler un travaux comme du courant, puis le régulariser à tort en fin d'exercice.

Appel du 3e trimestreExigible le 01/07/2026

48 000 €Budget voté

12 000 €Le quart appelé

48Avis émis

41Mandats SEPA

Provision, charges courantesQuart du budgetGénérales9 600,00 €Oui, art. 45-1

Provision, ascenseurQuart du budgetAscenseur2 400,00 €Oui, art. 45-1

Travaux, ravalementÉchéancier votéGénérales6 000,00 €Non

Cotisation fonds ALURCompte 105Générales2 400,00 €Non

iPré-notification SEPA envoyée 14 jours avant le prélèvement, comme l'exige le mandatauj.

Le quart, calculé sur le budget votéChaque provision est le quart du budget approuvé, réparti par lot selon la clé applicable, au centime. Un avis par copropriétaire, avec le détail de ce qui est appelé.

Exigibilité au premier jour du trimestreLa date d'exigibilité est celle de l'article 14-1, sauf autre date votée. C'est elle qui fait courir les intérêts et qui fonde une relance.

Provision n'est pas avanceUne provision est consommable et se régularise. Une avance de trésorerie est remboursable et reste due au copropriétaire, plafonnée au sixième du budget. Deux comptes distincts, jamais confondus.

Prélèvement SEPA et suiviMandats et RUM dans l'outil, pré-notification, fichier de prélèvement remis à la banque. L'écriture se passe quand la banque exécute, pas quand le fichier part.

Impayés suivis dès l'exigibilitéCe qui n'est pas payé remonte par ancienneté, avec les relances déjà faites, jusqu'à la mise en demeure et la déchéance du terme de l'article 19-2 si l'AG l'a votée.

Un appel annulé ne s'efface pasIl se contrepasse, et le paiement déjà reçu reste rattaché au copropriétaire. Le solde reste explicable après coup.

Budget, régularisation et clôture

Du budget voté à la régularisation des charges

Le budget se construit par poste, se compare à l'exercice précédent et se suit en consommation réelle, engagements compris. À la clôture, les charges se régularisent par clé de répartition et non au prorata d'un total global : l'excédent ou le déficit revient donc au bon copropriétaire, celui qui a supporté la charge concernée.

Budget prévisionnel versionnéChaque version reste consultable, la version votée fait foi, et le suivi de consommation alerte avant le dépassement.

Régularisation par cléL'écart entre provisions appelées et charges réelles se solde clé par clé, après approbation des comptes, conformément à l'article 45-1 du décret.

Fonds ALUR et opérations de travauxCompte 105, cotisation d'au moins 5 % du budget, attachée aux lots et non remboursable au vendeur. Chaque chantier porte son financement et son solde propre, suivi au compte 12 sans compensation entre opérations.

Clôture guidée et réversibleUn essai à blanc liste ce qui bloque avant d'écrire quoi que ce soit : suspens non imputés, régularisation incomplète, écarts à traiter. Les à-nouveaux ouvrent ensuite l'exercice suivant sans ressaisie.

Reprendre une comptabilité tenue ailleurs

Situation de départ validée poste par poste

La vraie question avant de changer d'outil, et elle se pose avant celle de la conformité. Archipel ne démarre pas sur un solde global recopié : vous saisissez une situation de départ détaillée, elle passe des contrôles croisés, puis elle est validée dans le grand livre. Le premier relevé que vous éditez est donc déjà justifiable. Et ce qui entre ressort : chaque état s'exporte en un clic en PDF et en CSV, le FEC par exercice, et les pièces justificatives restent attachées à leurs écritures dans la GED plutôt que classées dans un dossier à part.

Ce qui se reprendSoldes des copropriétaires lot par lot, fournisseurs, banque, fonds 103 et 105, opérations de travaux en cours et leur financement.

Contrôles avant validationLa reprise ne s'écrit qu'une fois équilibrée et rapprochée du relevé bancaire. Un écart se voit avant l'écriture, pas six mois plus tard.

Et si vous partezBalance, grand livre, journaux, annexes et FEC s'exportent à tout moment, sans démarche ni délai, documents de la GED compris. La réversibilité ne se négocie pas au moment du départ.

Une seule source de vérité, et elle est vérifiable

Quand deux écrans affichent le même solde, lequel a raison ? S'il faut y réfléchir, c'est qu'il y a deux sources. Voici les cinq questions à poser à votre éditeur, actuel ou futur, et ce qu'Archipel y répond.

La question à poser

La réponse d'Archipel

Corriger une erreur

Une écriture passée peut-elle être modifiée ou supprimée ?

Jamais. Contrepassation datée, les deux lignes restent

Solde du fonds travaux

Vient-il du grand livre, ou d'un compteur tenu à côté ?

Du grand livre, comme tout autre compte

Écriture déséquilibrée

Que se passe-t-il si le débit ne rejoint pas le crédit ?

L'enregistrement échoue, au centime près

Encaissement non imputable

À quel moment le découvre-t-on ?

Tout de suite, en 471, et il bloque la clôture

Exercice approuvé en AG

Peut-on encore y écrire après le vote ?

Non. Période verrouillée, correction sur l'exercice ouvert

Un copropriétaire conteste son solde

Il faut reconstituer l'historique à la main, entre les appels, les paiements et les régularisations de trois exercices.

Avec ArchipelSon relevé de compte est le détail de son compte 450. Chaque ligne renvoie à la pièce qui l'a produite, y compris les corrections.

Une facture a été saisie deux fois

On supprime la mauvaise ligne. Six mois plus tard, plus personne ne sait pourquoi le fournisseur ne tombe pas juste.

Avec ArchipelVous contrepassez. L'écriture d'origine et sa correction restent visibles, datées et motivées.

Un virement arrive sans référence

Il est imputé au jugé sur un copropriétaire probable, et l'erreur ressort à la régularisation des charges.

Avec ArchipelIl part en compte d'attente 471 et reste dans la file de travail. La clôture ne passera pas tant qu'il n'est pas imputé.

L'exercice se clôture

La régularisation se calcule dans un tableur, puis se ressaisit. L'écart entre le tableur et les comptes se cherche à la main.

Avec ArchipelUn essai à blanc liste ce qui bloque avant d'écrire. La régularisation se passe par clé, et les annexes sortent des mêmes écritures.

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Questions fréquentes

La comptabilité d'Archipel est-elle conforme au décret 2005-240 ?

Oui. La comptabilité est tenue en engagement et en partie double, comme l'exige l'article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965, sur le plan comptable de l'arrêté du 14 mars 2005. Les cinq annexes présentées à l'assemblée générale se génèrent depuis les écritures, sans ressaisie.

Faut-il être comptable pour l'utiliser ?

Non. Les écrans parlent le vocabulaire du syndic : appel de fonds, facture, paiement, régularisation. Les écritures sont produites derrière, et refusées si elles ne s'équilibrent pas. Un comptable retrouve de son côté la balance, le grand livre, les journaux et le FEC.

Archipel manie-t-il l'argent de la copropriété ?

Jamais. Les prélèvements et virements sont émis au nom du syndicat des copropriétaires, sur son compte séparé de l'article 18. Archipel produit les fichiers SEPA que vous remettez à la banque, il n'est à aucun moment créancier ni dépositaire des fonds.

Quelle différence avec un suivi de trésorerie ?

Un suivi de trésorerie enregistre l'argent qui entre et sort. La comptabilité d'engagement enregistre la dette au moment où elle naît : une facture reçue est une charge de l'exercice même si elle est payée l'an prochain. C'est cette règle qui rend les annexes justes, et elle n'est pas optionnelle en copropriété.

Puis-je corriger une écriture erronée ?

Vous la corrigez, mais jamais en la retouchant. Le registre est en ajout seul : une erreur se répare par une contrepassation datée, et les deux écritures restent lisibles. C'est ce qui permet d'expliquer un solde des années plus tard, y compris après approbation des comptes.

D'où vient le solde affiché pour un compte ?

Du grand livre, et de lui seul. Y compris pour le fonds de travaux ALUR et pour l'avance de trésorerie : Archipel ne tient pas de compteur parallèle à côté des écritures. Deux totaux ne peuvent donc pas diverger, puisqu'il n'y en a qu'un.

Comment sont calculés les appels de fonds ?

Pour les charges courantes, chaque provision vaut le quart du budget voté en assemblée générale, exigible le premier jour du trimestre sauf autre date votée, et se répartit par lot selon la clé applicable. Les appels de travaux suivent l'échéancier voté à part, et la cotisation au fonds ALUR forme un troisième circuit. Ces trois natures ne se mélangent jamais : seules les provisions courantes se régularisent en fin d'exercice.

Peut-on prélever les appels en SEPA ?

Oui. Les mandats et leurs références uniques sont dans l'outil, la pré-notification part avant l'échéance et le fichier de prélèvement est remis à votre banque. Le prélèvement est émis au nom du syndicat, sur son compte séparé, et l'écriture se passe quand la banque exécute, pas quand le fichier part.

Quelle différence entre une provision et une avance ?

Une provision sur charges est consommable : elle se solde par la régularisation après approbation des comptes. Une avance de trésorerie reste due au copropriétaire, elle lui est restituée à la vente de son lot, et elle est plafonnée au sixième du budget prévisionnel. Les deux vivent dans des comptes distincts et ne se compensent jamais.

Comment reprendre une copropriété déjà tenue ailleurs ?

Par une situation de départ : soldes des copropriétaires, fournisseurs, banque, fonds et opérations de travaux sont saisis puis validés dans le grand livre après contrôles croisés. Vous démarrez sur des soldes justifiés, pas sur un solde global recopié.

Puis-je exporter les données pour mon expert-comptable ?

Oui. Le FEC s'exporte pour l'exercice de votre choix, et la balance, le grand livre et les journaux sont consultables et imprimables à tout moment. Rien n'est enfermé dans l'outil.

Pour le détail du cadre légal, lire la comptabilité de copropriété et le décret 2005-240, le fonctionnement des appels de fonds, les charges de copropriété et le fonds de travaux ALUR. Pour gérer plusieurs mandats à plusieurs, voir le pilotage du cabinet.