Tous vos mandats sur un seul écran
Un gestionnaire qui suit quinze copropriétés ne peut pas ouvrir quinze dossiers chaque matin pour savoir où ça brûle. Trésorerie, impayés, consommation budgétaire et échéances remontent d'eux-mêmes, à l'échelle du portefeuille, avec ce qui bloque en premier.
La vue consolidée du portefeuille
Un chiffre par copropriété, et la même définition partout
Comparer deux copropriétés suppose que les indicateurs veuillent dire la même chose pour les deux. C'est le cas ici parce que tout vient du même endroit : la trésorerie est le solde du compte 512, les impayés sont ceux du compte 450, la consommation budgétaire est le rapport entre charges engagées et budget voté. Aucun de ces chiffres n'est tenu à part.
Ce qui remonte tout seul
Impayés, échéances, anomalies comptables, clôtures
Une alerte utile est une alerte qu'on n'a pas eu à aller chercher. Le centre de suivi consolide ce qui bloque à l'échelle du cabinet : un impayé qui franchit un seuil, un contrat qui approche de son préavis, un encaissement resté en compte d'attente, une clôture qui traîne. Chacune renvoie directement à l'écran où on la traite.
Le suivi des travaux et des opérations
Du vote en AG à la dernière facture
Un chantier voté en assemblée générale se suit sur deux ou trois exercices, avec ses appels de fonds propres et son budget voté qui ne se mélange pas au budget courant. Le tableau de bord montre l'engagé, le facturé, le payé et l'appelé pour chaque opération, ce qui permet de répondre en séance à la question qui revient toujours : où en est l'argent du ravalement.
Ce qu'un tableau de bord évite vraiment
Quatre situations où l'information arrivait trop tard.
Un impayé devient une procédure
Il se découvre à la préparation de l'AG, quand la créance a douze mois et que le recouvrement amiable n'est plus crédible.
Avec ArchipelIl remonte au franchissement du seuil, avec l'ancienneté et l'historique des relances déjà faites.
Une clôture bloque au dernier moment
Le suspens de 180 € en compte d'attente se découvre le jour où l'on veut sortir les annexes.
Avec ArchipelIl est signalé dès son arrivée, dans la file de travail, et l'alerte rappelle qu'il bloquera la clôture.
Un budget est dépassé
La consommation se mesure au paiement, donc avec un trimestre de retard sur la réalité.
Avec ArchipelLa consommation intègre les engagements. Un devis signé pèse sur le budget avant même la facture.
Le dirigeant veut l'état du cabinet
Il demande un point à chaque gestionnaire, qui construit son tableau à la main. Trois formats différents.
Avec ArchipelLa vue consolidée existe en permanence, avec la même définition des indicateurs pour tous les mandats.
Questions fréquentes
D'où viennent les chiffres du tableau de bord ?
Du grand livre, et de lui seul. La trésorerie est le solde du compte 512, les impayés celui des comptes 450, la consommation budgétaire le rapport des charges engagées au budget voté. Il n'existe aucun compteur tenu à côté des écritures, donc aucun écart possible entre deux écrans.
Un gestionnaire voit-il tout le portefeuille du cabinet ?
Non. Chaque collaborateur voit les copropriétés qui lui sont affectées. Le dirigeant et les rôles de direction voient l'ensemble. Le périmètre découle de l'affectation des mandats, il n'y a pas de droits à régler copropriété par copropriété.
Les alertes sont-elles configurables ?
Les seuils d'impayés et les délais de préavis se règlent, et une alerte peut être reportée à une date choisie plutôt que fermée. C'est volontaire : une alerte qu'on ne peut que faire disparaître finit par être ignorée en bloc.
Peut-on exporter les données pour un reporting externe ?
Oui, en Excel, PDF et CSV, plus le FEC par exercice pour un expert-comptable. Aucun export n'est facturé ni différé.
La consommation budgétaire tient-elle compte des engagements ?
Oui, et c'est la conséquence directe de la comptabilité d'engagement : une facture reçue pèse sur l'exercice même si elle sera payée l'an prochain, et un devis signé apparaît dès l'engagement. Un suivi de trésorerie ne le permettrait pas.
Y a-t-il un suivi des travaux votés ?
Oui, opération par opération, avec le budget voté, l'engagé, le facturé et les appels émis. Ces montants ne se mélangent jamais au budget courant : ils suivent les annexes 4 et 5.
Voir aussi le module comptable d'où viennent tous ces chiffres, et le pilotage du cabinet pour les rôles et l'affectation des mandats. Pour les impayés, lire copropriété en difficulté.