Les lots, les tantièmes et qui possède quoi
C'est la base de tout le reste : une clé de répartition fausse produit des appels de fonds faux pendant des années, et une mutation mal saisie fait payer les charges d'un vendeur à son acquéreur. Chaque lot porte ses tantièmes par clé, ses occupants et son historique de propriétaires.
Une fiche par lot, et des tantièmes qui tombent juste
Charges générales, ascenseur, chauffage : autant de clés que nécessaire
Un lot n'a pas un tantième, il en a autant que la copropriété compte de clés de répartition : les charges générales suivent la quote-part de l'article 10, l'ascenseur ne concerne pas le rez-de-chaussée, le chauffage suit sa propre grille. Le total de chaque clé est contrôlé à la saisie, et une clé qui ne tombe pas juste ne peut pas servir à un appel de fonds.
La vente d'un lot, sans reconstitution
État daté, pré-état daté, fiche synthétique, dossier notaire
Une vente réclame toujours les mêmes pièces, et elles sont toutes dérivables de ce que la copropriété sait déjà : charges du lot, avances, impayés, quote-part du fonds de travaux, PV des trois dernières AG, règlement, diagnostics. L'état daté se génère depuis les comptes, pas depuis un modèle Word rempli à la main, et la mutation coupe les charges à la date d'acte.
Ce que la loi vous demande de tenir
Fiche synthétique, immatriculation, données du registre national
La fiche synthétique de la copropriété et la déclaration annuelle au registre national reposent sur les mêmes données : nombre de lots, identité du syndicat, données financières de l'exercice clos. Comme elles viennent des comptes et de la structure déjà saisie, il n'y a pas de collecte à refaire chaque année pour alimenter une déclaration.
Là où une erreur de base coûte des années
Quatre situations dont l'origine remonte toujours aux lots.
Une clé de répartition ne tombe pas juste
Le total fait 999 ou 1002 millièmes. L'écart se répartit silencieusement sur tout le monde, exercice après exercice.
Avec ArchipelLe total est contrôlé à la saisie. Une clé incomplète ne peut pas servir à répartir une charge.
Un lot du rez-de-chaussée paie l'ascenseur
Il a été saisi avec les tantièmes généraux faute de grille dédiée. Personne ne s'en aperçoit avant une contestation.
Avec ArchipelChaque clé a sa propre grille. Un lot peut porter zéro tantième sur une charge qui ne le concerne pas.
Un vendeur laisse des impayés
La dette suit le lot dans l'esprit de tout le monde, et l'acquéreur découvre qu'on lui réclame des charges antérieures.
Avec ArchipelLa mutation coupe les comptes à la date d'acte. Le vendeur reste débiteur de sa période, et son compte reste consultable.
Le notaire réclame l'état daté sous huit jours
Un modèle est rempli à la main depuis plusieurs écrans, avec le risque d'un chiffre recopié de travers.
Avec ArchipelIl est généré depuis les comptes du lot à la date demandée, avec sa quote-part du fonds de travaux.
Questions fréquentes
Peut-on gérer plusieurs clés de répartition ?
Oui, autant que la copropriété en compte : charges générales, ascenseur, chauffage, eau, bâtiment. Chaque lot porte ses tantièmes pour chacune, et le total de chaque clé est contrôlé à la saisie.
Comment se passe un changement de propriétaire ?
La mutation est saisie avec sa date d'acte, et les charges se répartissent au prorata entre vendeur et acquéreur. L'historique du vendeur reste consultable, et les exercices déjà approuvés en assemblée générale ne sont pas modifiés.
L'état daté est-il généré automatiquement ?
Oui, depuis les comptes du lot à la date demandée : charges dues, avances versées, impayés, quote-part du fonds de travaux. Le pré-état daté et la fiche synthétique suivent la même logique, et les PV, le règlement et les diagnostics viennent de la GED.
Gère-t-on les locataires ?
Oui, comme occupants rattachés au lot, avec leur propre accès limité aux documents qui les concernent. Ils ne voient jamais les comptes du propriétaire.
Et les lots en indivision ou en usufruit ?
Les liens multiples sur un lot sont saisis avec leur nature. Sur l'indivision, notre recommandation actuelle est de saisir l'indivision comme un débiteur unique, ce qui évite qu'un appel soit adressé à un seul indivisaire pour la totalité de la charge.
Les tantièmes peuvent-ils être modifiés après coup ?
Oui, une modification de clé peut être décidée en assemblée générale, notamment après des travaux qui changent la consistance des lots. Le changement s'applique aux appels à venir : il ne réécrit pas les exercices déjà approuvés.
Pour la méthode de calcul, lire la répartition des charges par tantièmes et l'immatriculation au registre national. Voir aussi le module comptable.